1. Từ “Tin học văn phòng” trong tiếng Anh là gì?
Tin học văn phòng dịch ra tiếng Anh là Computer Science, là một lĩnh vực khoa học trẻ ở Việt Nam. Nhiều người thường nhầm tin học văn phòng tiếng Anh là Office Information Technology, tuy có nghĩa tiếng Việt khá giống tin học văn phòng nhưng đây là từ để chỉ về ngành công nghệ thông tin văn phòng.
Các từ có nghĩa là tin học văn phòng tương tự như informatics, informatics, computing, information processing.
Hiện nay, kỹ năng tin học văn phòng là nền tảng quan trọng của mỗi người, đặc biệt là những người làm văn phòng. Tin học văn phòng được ứng dụng, sử dụng trong nhiều công việc và lĩnh vực khác nhau.
2. Những kỹ năng tin học văn phòng cơ bản nhất
* Gõ bàn phím 10 ngón: Một trong những kỹ năng tin học văn phòng cơ bản nhất là khả năng gõ 10 ngón, đánh văn bản bằng 10 ngón tay. Khi biết gõ bàn phím 10 ngón, bạn sẽ gõ từ, gõ câu và soạn văn bản nhanh hơn, ít sai sót mà không cần nhìn bàn phím. Đây là kỹ năng quan trọng và cơ bản giúp người làm văn phòng có thể thao tác nhanh trên máy tính.
* Biết các phím tắt trên bàn phím máy tính: Để hỗ trợ người sử dụng máy tính nhanh và thuận tiện hơn, người ta tạo ra những phím tắt, tổ hợp phím tắt để lưu lại, copy hay sử dụng các lệnh in, dán… nhanh nhất.
* Kỹ năng sử dụng email thành thạo: Email là tiện ích giúp những người làm văn phòng trao đổi công việc thuận lợi. Do đó, bạn cần sử dụng thành thạo kỹ năng này. Lưu ý, bạn nên biết cách cài đạt chế độ trả lời email tự động, cài đặt chữ kỹ, lọc email, biết sử dụng chức năng ưu tiên, đánh dấu các email quan trọng…
* Kỹ năng word và excel thành thạo: Công cụ Word và Excel là những phần mềm được sử dụng phổ biến trong văn phòng. Đây gần như là kỹ năng tối thiểu nhất của một người làm việc bàn giấy. Do đó, bạn cần ít nhiều nắm được sử dụng 2 công cụ này, cụ thể:
+ Biết sử dụng chức năng Tab trong word
+ Biết gõ văn bản nhanh, trình bày văn bản tốt
+ Biết sử dụng bảng tính để sắp xếp, tính toán và lọc
+ Biết đánh số thứ tự tự động trong bảng tính của word
+ Biết trích lọc dữ liệu khi cần, biết dùng các hàm thống kê
+ Biết tạo bảng tính excel để theo dõi ngày công, theo dõi sản xuất và bảng lương.
+ Biết làm bảng đánh giá công việc hàng ngày, tuần, tháng…
* Kỹ năng sao lưu dữ liệu: Sao lưu dữ liệu trên máy tính giúp bạn lưu lại những công việc, những dữ liệu cần thiết vào ổ đĩa, máy tính và thiết bị lưu trữ… một cách an toàn theo mục đích sử dụng trong công việc của mình. Điều này giúp bảo quản và sử dụng dữ liệu dễ dàng hơn khi cần tới.
* Biết dùng các phần mềm diệt virus: Đây cũng là điều quan trọng để đảm bảo máy tính của bạn luôn hoạt động tốt, đảm bảo an toàn. Đặc biệt đối với những công việc đòi hỏi sự bảo mật cao. Do đó, bạn cần biết về sử dụng phần mềm diệt virus để có thể sử dụng cho công việc của mình.
3. Tìm hiểu về chứng chỉ tin học văn phòng MOS
3.1. Chứng chỉ Microsoft Office Spectialist Certification – MOS
Chứng chỉ MOS do Microsoft cấp khi bạn vượt qua bài thi đánh giá khả năng tin học văn phòng qua các công cụ phổ biến như Microsoft Excel, Word, Access, PowerPoint, Outlook. Đây là chứng chỉ uy tín nhất, dùng để đánh giá kỹ năng nghề nghiệp của một người, có giá trị toàn cầu, chứng minh khả năng sử dụng các ứng dụng tin học văn phòng thành thạo. Từ đó, họ sẽ làm việc năng suất và hiệu quả hơn.
Những người tham gia khóa học MOS sẽ được cung cấp đầy đủ các kỹ năng cho bản thân và để thi lấy chứng chỉ. Người học sẽ nắm được những kiến thức tin học cơ bản và các bài tập, bài thi thử trước khi tham gia bài thi thật của MOS.
Với chứng chỉ MOS về tin học văn phòng này, bạn sẽ được nhà tuyển dụng đánh giá cao về kỹ năng vi tính, phục vụ cho công việc của mình dù bạn là sinh viên sắp ra trường hay người đã đi làm nhiều năm.
3.2. Những lợi ích của chứng chỉ tin học văn phòng MOS mang lại
Do tập đoàn Microsoft cung cấp, chứng chỉ MOS dành cho những người sử dụng thành thạo các kỹ năng cơ bản của chương trình Microsoft Office, được công nhận trên toàn thế giới, có chuẩn mực quốc tế. Do đó, mọi người và các doanh nghiệp, tổ chức sẽ hoàn toàn tin tưởng vào kỹ năng tin học văn phòng của một người sở hữu chứng chỉ do Microsoft chứng nhận.
4. Bí quyết học tin học văn phòng tốt nhất dành cho bạn
Tùy vào từng trường hợp của bản thân mà bạn có những cách học tin học văn phòng cho bản thân tương ứng sao cho đạt hiệu quả mà phù hợp nhất. Bạn tham khảo một số gợi ý sau để tìm ra câu trả lời cho bản thân:
* Tìm ra cách có thể giúp bạn học tin học văn phòng thuận lợi, phù hợp và hiệu quả nhất.
* Bạn có khả năng tự học cao, có khả năng tìm kiếm hay cần có người hướng dẫn, chỉ dạy chi tiết.
* Bạn có biết công việc của mình cần những kỹ năng tin học văn phòng nào không?
Khi bạn có câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ tìm ra được lời giải cho bản thân mình. Bạn có thể tự học tin học văn phòng ở nhà. Hay lựa chọn một khóa học tin học văn phòng cho bản thân phù hợp.
4.1. Tự học tin học văn phòng qua sách vở, internet
Nếu có khả năng tự học, bạn sẽ hoàn toàn chủ động trong việc của mình, học cái gì cũng như tiết kiệm được chi phí học. Bạn sẽ mất thời gian tìm hiểu nhiều hơn nhưng khả năng ghi nhớ, hiểu tốt với những tìm tòi của mình.
Bạn sẽ chủ động hơn về thời gian, có thể thu xếp, sắp xếp các công việc khác phù hợp và học tin học đồng thời. Bạn sẽ chủ động tập trung vào những nội dung tin học văn phòng mà mình cần, thường sử dụng nhiều thời gian và chuyên sâu hơn so với những kỹ năng tin học nào đó ít dùng tới. Từ đó, bạn sẽ có những kiến thức và kỹ năng tin học phục vụ tốt nhất cho công việc làm của mình.
4.2. Tham gia khóa học tin học văn phòng
Còn nếu không, bạn đăng ký một khóa học tin học văn phòng tương ứng để có người hướng dẫn và cấp chứng chỉ tin học văn phòng. Lúc này, bạn sẽ học tập nhàn nhã hơn với người hướng dẫn chi tiết, từng li từng tí. Thêm nữa, bạn có thể nhận được chứng chỉ tin học văn phòng, biết được trình độ tin học của mình ra sao một cách khá chính xác.
nterface /ˈintəˌfeis/: Giao diện
Word /wɜːd/: (verb) – Xuất chúng, giỏi hơn, tuyệt hơn
Restore /rɪˈstɔːr/: Khôi phục
Restore down /rɪˈstɔːr, daʊn/: Khôi phục lại
Close Button /kləʊz, ˈbʌt.ən/: Nút đóng
Restore Down Button /rɪˈstɔːr, daʊn, ˈbʌt.ən/: Nút khôi phục lại
Maximize Button /ˈmæk.sɪ.maɪz,ˈbʌt.ən/: Nút phóng đại
Minimize Button /ˈmɪn.ɪ.maɪz,ˈbʌt.ən/: Nút thu nhỏ
Maximize /ˈmæk.sɪ.maɪz/: Phóng đại
Minimize /ˈmɪn.ɪ.maɪz/: Thu nhỏ
Title Bar /ˈtaɪ.təl, bɑːr/: Thanh tiêu đề
Toolbar /ˈtuːl.bɑːr/: Thanh công cụ
Quick Access Toolbar /kwɪk, ˈæk.ses,ˈtuːl.bɑːr/ : Thanh truy cập nhanh
Prepare /prɪˈpeər/: Chuẩn bị, dự bị
Save As /seɪv, æz/: Lưu với tên khác
Microsoft Office Button: Nút truy cập vào các chức năng chính của Office, tương tự nút File có ở phiên bản office 2007
Publish /ˈpʌb.lɪʃ/: Xuất bản, công bố
Formula /ˈfɔː.mjə.lə/: Công thức, cách thức
Review /rɪˈvjuː/: Duyệt lại, xem lại
View /vjuː/: Hiển thị, nhìn thấy, trông thấy
Page Layout /peɪdʒ , ˈleɪ.aʊt /: Sắp đặt trang
Menu Bar /ˈmen.juː ˌbɑːr/: Thanh thực đơn
Menu/ˈmen.juː/: Thực đơn, bảng kê
Home /həʊm/: Trang chủ, nhà, chỗ ở
Sheet /ʃiːt/: Bảng tính, trang giấy
Vertical /ˈvɜː.tɪ.kəl/: Chiều dọc
Horizontal /ˌhɒr.ɪˈzɒn.təl/: Chiều ngang, nằm ngang
Zoom in /zum, ɪn/: Phóng to ra
Vertical Scroll Bar /ˈvɜː.tɪ.kəl, skrəʊl, bɑːr/: Thanh cuộc dọc
Scroll Bar /ˈskrəʊl ˌbɑːr/: Thanh cuộn
Horizontal Scroll Bar /ˌhɒr.ɪˈzɒn.təl ,ˈskrəʊl ˌbɑːr/: Thanh cuộn ngang
Status Bar /ˈsteɪ.təs ˌbɑːr/: Thanh trạng trái
Zoom out/zum, aʊt/: Thu nhỏ lại
Status /ˈsteɪ.təs/: Trạng thái
Excel /ɪkˈsel/: (verb) – giỏi hơn, tuyệt hơn, xuất chúng
Formula /ˈfɔː.mjə.lə/: Cách thức, công thức
Review /rɪˈvjuː/: Xem lại, duyệt lại
View /vjuː/: Nhìn thấy, trông thấy, hiển thị
Sheet /ʃiːt/: Trang giấy, bảng tính
Status /ˈsteɪ.təs/: Trạng thái
Content /kənˈtent/: Nội dung
Selection /sɪˈlek.ʃən/: Vùng chọn
Format /ˈfɔː.mæt/: Định dạng
Painter /ˈpeɪn.tər/: Thợ sơn/Họa sĩ
Format painter /ˈfɔː.mæt, ˈpeɪn.tər/ : Sao chép định dạng
Place /pleɪs/: Địa điểm, nơi đến
Multiple /ˈmʌl.tɪ.pəl/: Nhiều, đa số
Document /ˈdɒk.jə.mənt/: Tài liệu
Italicize /i’tælisaiz/: In nghiêng
Underline /’ʌndəlain/: Gạch dưới
Border /’bɔ:də/: đường biên, biên giới, mép, viền
All Border: Tất cả có viền
Outside /’aut’said/: Bên Ngoài
Line: Ranh giới, đường, dòng, dây
More: Nhiều hơn, thêm nữa, hơn nữa
Standard /’stændəd/: Tiêu chuẩn
Automatic /,ɔ:tə’mætik/: Tự động
Alignment /ə’lainmənt/: Căn chỉnh
Top Align /ə’lain/: Căn lề trên
Middle Align: Căn lề chính giữa dòng
Align text left: Căn trái văn bản
Align text right: Căn phải văn bản
Center text /’sentə tekst/: Căn văn bản về giữa
Orientation /,ɔ:rien’teiʃn/: Sự định hướng
Diagonal /dai’ægənl/: Đường chéo
Labeling /’leibling/: Nhãn hiệu, nhãn
Narrow /’nærou/: hạn chế, hẹp, khít
Currently/ kə-rəntlē,ˈkərəntlē/: Hiện tại
Normal /’nɔ:məl/: Bình thơngf
Clockwise: Ngược chiều kim đồng hồ
Rotate text up: Xoay chữ lên
Rotate text down: Xoay chữ xuống
Format cell alignment: Liên kết các ô định dạng
Decrease Indent: Thụt lề
Indent /in’dent/: Sắp chữ thụt vào
Wrap: Đè lên nhau, chồng lên nhau
Visible /’vizəbl/: Có thể thấy
Drop down: Ném, rơi, bỏ, nhảy dù
Value /’vælju:/: Giá trị, trị số
Percentage /pə’sentidʤ/: Phần trăm
Currency /’kʌrənsi/: Tiền tệ
Date /deit/: Ngày tháng hoặc hẹn hò
Accounting /ə’kauntiɳ/: Sự kế toán, sự tính toán
Alternate /ɔ:l’tə:nit/: Xen kẽ, luân phiên nhau, thay phiên
Instance /ɔ:l’tə:nit/: Ví dụ, trường hợp
Instead /’instəns/: Thay vì
Thousand /’θauzənd/: Hàng nghìn
Separator /’sepəreitə/: phân chia, riêng lẻ, phân ly
Precise /pri’sais/: Tóm lược, rõ ràng, tỉ mỉ
Conditional Formating: Định dạng có điều kiện
Conditional /kɔn’diʃənl/: Điều kiện
Interesting /’intristiɳ/: Thú vị
Emphasize [’emfəsaiz]: Nổi lên, nhấn mạnh
Unusual /’vizjuəlaiz/: Ít dùng, bất thường
Critiria /krai’tiəriə/: Điều kiện
Contain /kən’tein/: Bao gồm
Duplicate /’dju:plikeit/: Trùng lặp
Average /’ævəridʤ/: Trung bình
Above Average: Trên mức trung bình
Below Average: Dưới mức trung bình
Data Bars /ˈdeɪ.tə, bɑːr/: Thanh dữ liệu
Gradient Fill /’greidjənt, ˈsɒl.ɪd/ : Tô theo cấp độ
Gradient /’greidjənt/: Đường dốc, khuynh độ
Solid/ˈsɒl.ɪd/: Vững vàng, chất rắn, chặt
Solid Fill /ˈsɒl.ɪd, fɪl/: Tô kín
Color Scales /ˈkʌl.ər, skeɪl/: Bảng màu
Icon Set /ˈaɪ.kɒn, set/: Đặt biểu tượng
Directional /di’rekʃənl/: Hướng
Indicator Indicator: Chỉ số
Clear /kliə/: Xóa toàn bộ, rõ ràng, trong trẻo
Medium /’mi:djəm/: Trung bình
Into /’intu, ‘intə/: Vào trong
Organize: Tổ chức, cấu thành
Editing: Biên tập, chỉnh sửa
Arrange /ə’reindʤ/: Bố trí, sắp xếp
Analyze /’ænəlaiz/: Phân tích
Temporarily /’tempə’ærəly/: Tạm thời
Specific /spi’sifik/: Riêng biệt, đặc trưng
Continue /kən’tinju:/: Tiếp tục
Pattern /’pætə:n/: Mẫu, khuôn, hoa văn, họa tiết
Adjacent /ə’dʤeisənt/: Gần nhau, liền kề
Range /reindʤ/: Phạm vi, khoảng
Replace [ri’pleis]: Thay thế
Information /,infə’meinʃn/: Thông ti